Хоть электронный документооборот и весьма активно внедряется в жизнь современных предприятий, в частности и финансовых учреждений, бумажные документы все равно не теряют своей, если так можно сказать, популярности.  А это значит, что их нередко приходится отправлять не посредством электронной почты, а при помощи обычной. Естественно, отправка документов имеет свои нюансы, как же осуществить все правильно и не утратить в результате важную информацию.

Хочется сразу отметить, что если Вы письмо отправляете обычной почтой, а не, к примеру, Новой Почтой novaposhta.ua, то его определенно нельзя просто бросать в стандартный желто-голубой ящик. В таком случае, если письмо, а значит и документ в нем, вдруг пропадет, почта за это ответственности нести не будет, то есть свои претензии фактически будет некому предъявить. А все потому, что обычные письма не регистрируются.

Поэтому лучше всего отправлять документы либо заказными, либо ценными письмами – так Вы наверняка будете знать дошло ли письмо и кого обвинять в случае его пропажи. Да, как правило, отправка таких писем занимает время – очереди у нас на почтах немаленькие, но поверьте – оно того стоит. А если не горите желанием простаивать в очереди или переживайте за целостность письма - воспользуйтесь все той же Новой Почтой – там оформление писем и их отправка происходит намного быстрее, правда, стоит это немного дороже, чем на обычной почте…Но что Вы хотите, за все нужно платить, в особенности за скорость.

Зачастую письма с документами, которые требуют гарантированной доставки, на обычной украинской почте пересылают заказными письмами. Если же у отправляемых документов имеется определенная ценность, к примеру, если вы отправляете сертификат, диплом или ценные бумаги, то имеет смысл оформлять ценные письма, то есть письма с определенной ценностью. Когда данное письмо и документы в нем пропадает, почта выплачивает отправителю их стоимость, которую последний указывает в соответствующей декларации.

Естественно, почта – это вещь небыстрая. Ну, как небыстрая, явно медленнее электронной. Особо повлиять на ее работу невозможно, тем не менее, всегда стоит проверять правильно ли написаны адрес и индекс адресата. Все-таки одно неверное слово или одна неверная цифра могут значительно «затормозить» отправку письма. И лучше непосредственно отправлять все на почте, а не бросать письма в почтовый ящик во дворе. Пока до него дойдет почтальон, информация уже и ценность свою потеряет.

Если Вы отправляете документ заказным или ценным письмом, то постарайтесь случайно не выбросить чек – в нем будет указан код, при помощи которого можно будет отследить путь письма через всемирную сеть.