Как было ранее? Документы существовали исключительно в бумажном виде. Они писались от руки (позднее набирались), регистрировались также от руки. Словом, весь процесс документооборота зависел от бумажного носителя информации. Но мы идем вперед и бумажные документы постепенно вытесняются электронными: электронная банковская отчетность, электронные наказы и распоряжения.

Преимущества электронного документооборота и системы автоматизации документооборота

Банки – современные учреждения с хорошо развитой информационной инфраструктурой. И если в небольших финансовых учреждениях делопроизводство все еще бумажное, то в крупных кредитных организациях – отнюдь нет.

Естественно, переход на систему электронного документооборота от сайта вызван преимуществами последней. Что это за преимущества?

Специалисты отмечают: электронный документооборот действительно помогает повысить производительность компании путем быстрого поиска нужных документов, фактически нужной информации. Традиционные методы ведения делопроизводства скорость поиска документов точно обеспечить не могут: документы ищутся руками, а это точно не быстрее, нежели несколько минут поиска компьютером на жестком диске.

Система электронного документооборота помогает значительно уменьшить количество ошибок, относимых к разряду «человеческий фактор». «Она отошла выпить кофе, а папку с документами сдуло ветром/на нее что-то капнуло и прочее» - этого не будет. Все, что требуется от сотрудника, работающего с системой электронного делопроизводства – просто написать правильно название документа.

Бумажный документооборот требует значительных финансовых вливаний: бумага нынче дорогая, а расходуется она быстро. В результате – производительность и эффективность работы организации не повышаются, а деньги с нее только уходят.

Больше всего внимание производителей привлекает то, что система электронного документооборота защищает документы от повреждений. Если документ не бумажный, а электронный, то есть представляющий собой не лист бумаги с буковками, а единички и нолики, на него ничего не может капнуть, его ничего не помнет и не порвет. Да и с электронных документов всегда можно делать несколько копий, которые, при случайном удалении или повреждении оригинального документа, его заменят. Кроме того, с электронным документооборотом компания, через которую постоянно проходит много документов, как банк, не должна отводить километровые помещения для хранения всех документов. На жестком диске документы никому не мешают и много места не занимают.